La irrupción de la Covid-19 en nuestras vidas ha supuesto un cambio abrupto en la sociedad. No solo ha tenido implicaciones sanitarias y económicas, sino también políticas y comunicativas. Por este motivo, los gobiernos han tenido que adaptar su plan de comunicación para explicar, entre otras cosas, las medidas adoptadas y gestionar las campañas relacionadas.
En esta situación de pandemia sanitaria, es necesario emprender acciones de comunicación que mantengan la fluidez de una información veraz y que posibiliten la difusión masiva de directrices de conducta responsable a través de la sensibilización y la educación ciudadana. Para ello, tenemos que hacer uso de canales comunicativos apropiados para los objetivos institucionales, que permitan transmitir el mensaje de la manera más adecuada a las características de los públicos, en este caso, la ciudadanía.
Una necesidad: la transformación digital
La crisis del coronavirus ha acelerado la transformación digital de las entidades públicas, así como de las empresas y los medios de comunicación. Para que los usuarios puedan acceder a la información de una manera más sencilla e interactiva, se ha incrementado la tipología de formatos en los que esta se presenta, desde vídeos, podcasts e infografías, hasta los tan populares eventos en streaming. Con esto podemos permitir que los consumidores lean, escuchen y vean la información, e incluso participen de esta. No debemos tener miedo a experimentar y tantear nuevos canales que, sin duda, nos van a ayudar a comunicarnos con los ciudadanos a veces incluso de una manera más efectiva que las redes sociales. La clave está en innovar y buscar alternativas poderosas.
Con estas nuevas facilidades digitales, además de ofrecer información de manera directa a los ciudadanos, tenemos otro objetivo en mente: que estos mismos compartan nuestras publicaciones. Así nuestros seguidores se convertirán en nuestros mejores embajadores y prescriptores y podremos llegar a más ciudadanos desde diversas fuentes y con herramientas diferentes.
Partimos con la ventaja de tratar con una cultura claramente digital que no tiene inconvenientes a la hora de lidiar con el entorno online y que prefiere informarse mediante su smartphone, con el que tiene acceso a medios digitales, páginas web oficiales, redes sociales, etc. Aunque también nos encontramos ante un público más exigente.
Las exigencias de la ciudadanía: utilidad, claridad y transparencia
¿Qué es lo que los ciudadanos demandan en estos tiempos? Información útil para su día a día. La clave se halla en ofrecerles lo que necesitan sin caer en la publicidad excesiva. Pongamos unos cuantos ejemplos:
- Consejos higiénico-sanitarios
- Medidas de seguridad establecidas por el Gobierno
- Campañas de salud pública
- Noticias de última hora sobre cambios en los distintos ritmos de desescalada
- Experiencias con las que desconectar de la situación
Pero no solo basta con lanzar información masiva al entorno virtual, una comunicación exitosa es clave para lograr objetivos y entregar mensajes correctos. El éxito radica en darle a esas comunicaciones características imprescindibles como transparencia, claridad, relevancia y concisión.
Cuanto mayor transparencia ofrezcas, mayor será la confianza. Para mantener la confianza de los ciudadanos se requiere transparencia: una comunicación veraz, de fácil comprensión, completa y que se atenga a los hechos.
Huyamos de un lenguaje administrativo de díficil comprensión, de procedimientos burocráticos excesivos y de una politización desmesurada. Queremos que los ciudadanos sientan que están siendo informados por las administraciones de manera clara y sincera, sin ornamentaciones ni intereses ocultos.
La comunicación interna: nuestra asignatura pendiente
En la situación actual, el teletrabajo nos exige mantener los canales de comunicación interna más abiertos y activos que nunca. Nuestro objetivo ahora es transmitir información actualizada a los trabajadores y reforzar la formación online, especialmente en capacidades digitales. La comunicación interna seguirá siendo un pilar fundamental en el futuro, por lo que será necesario elaborar planes de comunicación acordes a su desarrollo.
La comunicación interna se antoja necesaria para el buen funcionamiento del trabajo a distancia. En este sentido, es importante que la comunicación entre el organismo público y sus trabajadores goce de la mayor eficacia y calidad posible. Para ello, es recomendable utilizar aplicaciones de comunicación instantánea de uso sencillo, es decir, plataformas cuyo manejo no suponga un esfuerzo adicional para los empleados. Pongamos el foco en aplicaciones que no requieran de gran conocimiento digital previo y que no exijan innumerables datos personales para darse de alta.
KONVOKO: una herramienta comunicativa ideal para la administración
En estos tiempos de incertidumbre, son muchas las ventajas que Konvoko ofrece a las administraciones públicas para mejorar la comunicación, tanto con la ciudadanía como con los empleados municipales.
Con respecto a la comunicación pública, Konvoko es una herramienta perfecta para informar de manera directa e inmediata a miles de ciudadanos. Es ideal para difundir todas aquellas medidas de prevención, sanitarias y económicas que se adopten con urgencia ante la situación de extraordinaria vulnerabilidad social ocasionada por la pandemia, así como cualquier otra actividad de las administraciones públicas de la que sea pertinente hacerse eco (eventos, convocatorias, cursos, avisos de última hora, etc.).
Principales características de Konvoko
- Masiva: Las comunicaciones llegan a un gran número de personas de una sola vez
- En tiempo real: Los comunicados se envían en forma de notificaciones instantáneas a los smartphones de los ciudadanos
- Sencilla: Permite seguir a la administración pública con un solo click
- Unidireccional: Konvoko no es una aplicación de mensajería instantánea ni un chat, aunque cuenta con diferentes opciones para promover la participación ciudadana
- Sin datos personales: No necesita manejar ni mantener los datos personales de sus usuarios
- Material multimedia: La app permite incluir imágenes y archivos PDF para apoyar la información, además de posibilitar la inclusión de enlaces a páginas web, vídeos, redes sociales, etc.
Konvoko como herramienta de comunicación interna
Como ya habíamos comentado en el apartado anterior, ahora que el trabajo a distancia o mixto predomina en muchas entidades públicas, la comunicación interna resulta indispensable. Es nuestro deber mantener constantemente informados a nuestros empleados, no solo para que cualquier cambio repentino sea conocido inmediatamente, sino también para reforzar la conexión entre nuestros trabajadores.
Para apoyar esta idea, Konvoko cuenta con la opción de usar canales privados. Se trata de canales especialmente indicados para que las administraciones se comuniquen a nivel interno con sus empleados, con empresas o con todo tipo de asociaciones que necesiten estar al tanto de los últimos movimientos de los organismos públicos (por ejemplo, para facilitar la comunicación entre una concejalía de comercio y los empresarios, o entre una consejería de políticas sociales y los diferentes colectivos relacionados con esta materia). Estos canales, además de mantener todas las ventajas de los de carácter público, poseen diferentes niveles de privacidad y seguridad:
- Primer nivel: Canales que son solo visibles en la aplicación mediante una contraseña introducida en el buscador
- Segundo nivel: Canales en los que el emisor tiene la potestad para aceptar o rechazar a los usuarios que quieran seguir a la entidad
Cuando se cierra una puerta, se abre una ventana (en este caso, digital)
Nadie puede negar que estamos presenciando una situación anómala, sin precedentes, que nos ha obligado a cambiar muchos de nuestros hábitos, tanto personales como laborales. La nueva realidad nos impone numerosos desafíos que enfrentar a diario, pero también nos ofrece la oportunidad de renovarnos y evolucionar digitalmente. Es hora de sacar provecho de esta circunstancia para probar, innovar y perfeccionar nuevos canales y formas de comunicarnos con la ciudadanía.
¡Manos a la obra!